L’un de nos clients, éditeur de magazines et de livres a souhaité avoir un outil permettant la validation des factures des fournisseurs.
Avant celui-ci, les factures étaient reçues par mail ou papier, enregistrées par la comptabilité, imprimées sur papier avec un numéro de chrono et accompagnées d’un papillon de suivi pour l’enregistrement des informations nécessaires pour la comptabilité (code produit, nature de la prestation, signature du chef de projet, signature du comité de direction, …).
La COVID est arrivée en France, la direction a suivi les consignes de l’état Français et a mis en place le télétravail. Dans ce cadre, les factures papiers et leurs papillons restaient bloqués sur les bureaux.
Développement d’outils Excel pour permettre la gestion des factures
Plusieurs outils ont été développés pour permettre la gestion et validation des factures :
- Nous avons utilisé Adobe Pro pour développer un formulaire de saisie permettant d’intégrer des signatures internes.
- Excel et le langage VBA ont été utilisés pour l’enregistrement des factures à la comptabilité permettant de faire le lien avec la base de données comptable (SQL SERVEUR de Microsoft) et la base de données métier (MySql).
- L’outil Visual Studio C# a également été utilisé pour développer les automates (batchs) permettant la circulation des documents entre les différents services et destinataires.
Développement du Workflow de validation des factures fournisseurs
Le workflow des factures est devenu alors :
- Les factures arrivent à l’accueil, soit sous forme papier, et alors sont scannées, soit par mail.
- L’ensemble est déposé dans un dossier à disposition du service Comptabilité.
- Grâce au développement EXCEL VBA de la comptabilité, chaque facture est associée à un fournisseur et deux signataires.
- L’ensemble génère un nouveau fichier pdf contenant en première page le papillon qui doit être complété, dans les pages suivantes, la facture et les documents associés.
Dans un seul pdf, nous avons donc l’ensemble des éléments de facturation. Le papillon est un formulaire Adobe que nous avons développé. L’avantage du formulaire Adobe est de permettre d’y associer des signatures et de contrôler la saisie des informations.
Dès que le 1er signataire a renseigné le formulaire et signé celui-ci, le programme transmet l’ensemble au second signataire. Une fois signé par le second, le programme retourne l’ensemble au service comptabilité pour archivage.
L’avantage de ce workflow des factures fournisseurs est d’avoir un système interne de gestion des factures fournisseurs sans coût d’abonnement, flexible car il s’agit d’une solution entièrement développée sur mesure sur Excel et maîtrisée.
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