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Automatisation d’un fichier de calcul des commissions avec Access

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Développement d’une application Microsoft Access pour optimiser le calcul des commissions

L’un de nos clients dans le monde financier a souhaité résoudre son problème de calcul des commissions de ses revendeurs indépendants.

L’objectif était de pouvoir justifier du calcul des commissions, soit mensuel, soit trimestriel aux revendeurs. Pour cela, il devait être généré pour chaque revendeur, un fichier Excel avec le détail des calculs et sa synthèse, un courrier Word, le tout transformé en PDF pour être joint dans un email automatique.

L’une des problématiques était liée au nombre de produits et nombre de revendeurs. Le temps humain et le nombre d’erreurs possibles étaient très élevés.

Automatisation d’un fichier de calcul access

Comment ça fonctionne ?

Nous avons développé une application avec le logiciel Access de Microsoft permettant de recenser, les revendeurs, les produits, les tarifs standards, mais aussi les conditions particulières, l’historique des versements des commissions, les ventes et les acheteurs.

De la base de données à l’email automatisé

Les commissions étaient fonctions d’une date de vente, d’un taux indexé au volume vendu. Des conditions particulières peuvent être négociées avec un revendeur.

A partir de cette base de données, nous avons développé un calculateur permettant de simuler les commissions sur un produit et une période en tenant compte des conditions revendeurs, de la volumétrie de chaque revendeur et de ce que le revendeur a déjà reçu comme commission.

Après simulation, l’application permet de valider le calcul afin de générer l’email avec l’ensemble des documents nécessaire à la compréhension du calcul.

Automatisation Excel, Word et Outlook

La validation génère les fichiers Excel, le document Word et l’Email automatiquement. Les documents sont automatiquement archivés sur le réseau avec des noms normés. Ceci permet à l’application de retrouver l’ensemble des documents sans avoir à les rechercher sur le réseau.

A réception de l’Email, le revendeur adresse une facture à notre client. Celui-ci, enregistre la facture reçue dans l’application tout en vérifiant qu’elle correspond au montant attendu.

Par une génération d’un fichier comptable périodique, le client exporte les informations pour son service comptabilité et génère les ordres de virement sans aucune ressaisie.

L’automatisation du calcul de commission avec Access : plus efficace, plus fiable

Le programme a permis au Client de rendre les tâches plus rapides et sures, délégués le travail à des collaborateurs et être plus régulier.

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