Outil de rapprochement bancaire Excel
Le service comptabilité de la filiale « formation » d’un grand groupe français recherchait une solution efficace pour suivre les données comptables de leurs clients et fournisseur afin d’effectuer le rapprochement bancaire.
L’avantage d’utiliser Excel et d’autres logiciels de la suite Office, est d’éviter d’installer d’autres logiciels ou de souscrire à un abonnement d’un outil tiers nécessitant la validation de la Direction Informatique.
La suite office était déjà installé sur l’ensemble des ordinateurs du service compatibilité.
CARM2i a donc développé un outil entièrement sur-mesure pour effectuer le rapprochement bancaire sur Excel en automatisant le système jusqu’à la relance par mail des clients et fournisseurs.
Développement de macros Excel
L’outil de rapprochement bancaire Excel fonctionne avec des macros VBA. Les exports des données bancaires doivent être enregistrés dans des dossiers précis. Il faut ensuite lancer les macros les unes à la suite des autres en allant chercher chaque fichier correspondant. Les macros Excel vont alors travailler automatiquement et effectuer les rapprochements bancaires.
Afin de personnaliser l’outil pour le client, un code couleur a été créé pour identifier des scénarios précis.
De plus, suivant l’intitulé du virement et la description, l’outil de rapprochement bancaire Excel est capable de relier tel virement à tel client et tel code client et donc à la facture concernée.
Plus besoin de reprendre à la main, chaque virement effectué pour le rattacher à la facture concerné, Excel le fait tout seul !
Automatisation des relances des clients et fournisseurs par mail
Une fois les rapprochements bancaires Excel effectués, votre développeur EXCEL a utilisé le langage visual basic pour automatiser l’envoi de mail avec Outlook.
En effet, si une fois le rapprochement bancaire effectué, un rapprochement n’est pas fait, le service compatibilité peut lancer une fonctionnalité qui va préparer toutes les informations nécessaires dont il y a besoin dans un mail avec notamment l’adresse mail du destinataire et la ligne concerné de la facture impayée.
Plusieurs modèles de mails ont été préparés dans des documents Word. Suivant le type de relance qu’il s’agit, le bon modèle va être utilisé.
Alors si vous aussi vous recherchez une solution pour effectuer votre rapprochement bancaire automatiquement
et gagner en productivité, faites appel à CARM2i !