Votre spécialiste en développement d’application informatique, CARM2i, a développé une application métier pour un grand groupe de presse Français permettant d’automatiser l’envoi de mails personnalisés à 3000 salariés contenant des informations différentes pour chaque personne. Comment ? Nous vous expliquons en détails cette application métier développée sous Excel VBA.
La problématique du client
Ce grand groupe de presse Français souhaitait envoyer un mail à ses salariés pour les avertir d’une augmentation de salaire pour chacun d’entre eux. Les augmentations de salaires étaient différentes suivant les postes et les personnes. Il fallait donc adapter le message en fonction de ce critère et d’autres comme son nom, le responsable hiérarchique, le matricule etc…
En plus de l’envoi d’un mail avec des critères qui varient suivant la personne à qui est adressé le mail. Celui-ci devait également contenir un document personnalisé en pièce jointe contenant lui aussi des critères différents qu’il fallait déterminer en fonction de la personne qui reçoit le mail.
Si nous récapitulons. Il fallait une application métier permettant :
- D’envoyer un mail à 3000 personnes
- De personnaliser le corps du mail pour chaque destinataire suivant différents critères
- De personnaliser un document en pièce jointe pour chaque destinataire suivant différents critères
Ce groupe de presse utilisait avant le publipostage et un outil d’envoi de mails, mais pour ce type d’envoi personnalisé, cela ne convenait pas. CARM2i a donc développé une application métier permettant d’automatiser la création de mails personnalisés avec une pièce jointe personnalisée.
Développement d’application métier d’automatisation de contenu personnalisé et envoi par mail
Le premier enjeu était de personnaliser le contenu se trouvant en pièce jointe. À l’aide d’un fichier Excel (fourni par le client) contenant les différentes variables (nom, augmentation de salaire, l’image de la signature etc…), l’application métier développée par votre spécialiste en langage VB génère un document Word contenant le texte générique et remplace les variables qui doivent être changées par les éléments personnalisés se trouvant dans le premier fichier Excel. Ce document Word s’exporte ensuite automatiquement en PDF pour s’insérer en pièce jointe dans la messagerie Outlook de la personne qui envoie les mails. Le nom du PDF est également déterminé par les variables de l’application métier.
Une fois que le document PDF est exporté et inséré en pièce jointe, il faut ajouter le contenu du mail. Pour cela, le programme d’automatisation de mail de CARM2i ouvre un nouveau document Word dans lequel se trouve un texte générique dans lequel les variables sont remplacées par celles indiquées dans le premier fichier Excel. Le texte est ensuite repris dans le corps du mail dans Outlook.
Après cela, il ne manque plus qu’à déterminer l’adresse mail du destinataire et l’objet du mail qui se fait automatiquement en reprenant les bonnes variables dans le fichier Excel de départ.
Les avantages d’automatiser cette application métier
Grâce au développement de cette application métier qui automatise l’envoie de mails personnalisés avec une pièce jointe personnalisée pour 3000 salariés, les avantages sont nombreux :
- Un gain de temps conséquent
- Éviter les risques d’erreur
- Permettre une personnalisation complète du mail et de la pièce jointe automatiquement
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